Voici la liste des termes essentiels à comprendre pour tirer le meilleur parti de l’utilisation de la plateforme :
Rôles
- Membre ⭐:
Représente une personne destinée à faire partie d’un groupe ou d'une équipe. Par exemple, un membre peut être un athlète, un entraîneur ou un gérant. Les informations minimales requises sont le prénom et le nom, mais il est recommandé d’ajouter la date de naissance et un identifiant unique.
- Usager ⭐:
Désigne une personne qui a créé un compte sur la plateforme et dont l’adresse courriel est associée à une organisation. Un usager peut se voir attribuer différentes permissions en fonction de son rôle. Les informations requises pour créer un compte incluent le nom, l’adresse courriel et un mot de passe.
- Évaluateur :
Un usager invité à évaluer des membres dans un contexte d’évaluation spécifique. Lorsqu’un usager est désigné comme évaluateur, il obtient automatiquement les permissions nécessaires pour effectuer cette tâche.
- Administrateur ⭐:
Un usager ayant un accès complet à toutes les fonctionnalités et permissions de l’organisation.
- Contact :
Une personne dont l’adresse courriel est enregistrée dans le dossier d’un membre. Un contact n’a pas nécessairement de compte dans Rétroaction, mais peut être lié au membre pour des raisons de communication ou d’accès limité à certaines informations. Un parent est normalement un contact dans le dossier de son enfant.
Membres
- Profil ⭐:
Un profil représente un membre occupant un certain rôle au sein de l'organisation. Chaque membre est unique, mais il peut être associé à plusieurs profils. Par exemple, une personne peut être un joueur dans une équipe avec un profil de type Athlète, tout en étant entraîneur dans une autre avec un profil de type Personnel.
- Athlète :
Le type de profil des membres qui participeront aux activités et qui seront sujets aux évaluations. La quantité de membres ayant au moins un profil Athlète a un lien étroit avec le coût d'utilisation de la plateforme.
- Remplaçant :
Le type de profil réservé aux membres appelés à intervenir de façon ponctuelle.
- Personnel :
Le type de profil pour les responsables comme un entraîneur, un gérant, un assistant, etc.
- Dossier d'un membre :
Un dossier contient les information personnelle d'un membre, ses contacts, ses évaluations, ses prochaines activités, ses groupes et équipes, et bien plus.
Concepts globaux
- Groupe/Équipe ⭐:
Une entité regroupant plusieurs membres, utilisée dans les activités ou les contextes d'évaluation. Les deux concepts sont similaires. En général, les groupes sont plus éphémères, tandis que les équipes sont plus officielles.
- Catégorie :
Sert de séparateur pour organiser les groupes/équipes et les contextes d'évaluation. Si un usager reçoit des permissions limitées à une seule catégorie, il ne pourra pas consulter le contenu associé aux autres catégories.
- Saison :
Sert de séparateur chronologique pour organiser les groupes/équipes et les contextes d'évaluation d’une année à l’autre. Si un usager reçoit des permissions limitées à une saison en particulier, il ne pourra pas consulter le contenu des saisons précédentes ou futures.
- Permission :
Une permission représente un droit ou un accès spécifique accordé à un usager sur la plateforme Retroaction. Les permissions déterminent ce qu’un usager peut voir ou faire, comme consulter le dossier des memebres, gérer des activités ou évaluer des membres. Elles peuvent être configurées pour restreindre l’accès à des catégories, groupes, saisons ou autres éléments, afin d’assurer la confidentialité des données et de garder le contrôle sur l'organisation.
- Réseau :
Permet de regrouper plusieurs organisations sous une même entité, offrant une vision globale de celles-ci. Facilite les transferts d’athlètes et peut également présenter des avantages en matière de facturation.
Secteurs de la plateforme
- Portail d'athlète :
Page que les usagers de la plateforme peuvent consulter pour voir le dossier des membres avec qui ils ont un lien.
- Portail d'association :
Portail que les usagers ayant des permissions peuvent consulter pour gérer les membres, les groupes, les activités et bien plus.
- Application Mobile :
Application permettant aux usagers de consulter l'horaire, de discuter via les salles de discussion, d'évaluer des athlètes et bien plus.
Gestion des activités
- Activité ⭐:
Une activité répond aux questions : qui? quoi? où? et quand? Un ou plusieurs groupes peuvent être associés à une même activité. Des exemples seraient : une partie, un entraînement ou un cours.
- Participant :
Un membre associé à une activité. Lorsque participant, l'activité apparaîtera sur l'horaire du membre et celui-ci pourra confirmer sa présence.
- Présence/Absence :
Statut indiquant si un participant a pris part à une activité ou non. En cas d'absence, la plateforme demande une justification. La plateforme pourra ensuite générer des rapports de présences.
- Lieux :
Emplacements où les activités ont lieu. Chaque organisation gère sa propre liste de lieu en plus plus d'avoir accès à une liste de lieu validés par Retroaction.
- Horaire (interne/externe/mobile) :
L'horaire des activités peut être vu de plusieurs endroit :
- À partir du portail d'associations dans la page "Activités"
- À partir de l'horaire externe, une page web disponible à tous
- À partir de l'application mobile
Évaluation et développement
- Critère/Question :
Un aspect ou une compétence évaluée pour un athlète. Les critères ou questions peuvent être de plusieurs types, notamment des questions à choix de réponse, des évaluations succès/échec, textuelles, numériques ou chronométrées.
- Formulaire :
Un ensemble structuré de critères utilisés pour évaluer les membres. Le formulaire peut pondérer les critères et les organiser en différentes sections. Un même formulaire peut être réutilisé dans plusieurs contextes d'évaluation.
- Contexte d'évaluation ⭐:
Définit qui sera évalué, sur quelle période, et avec quel formulaire. Les contextes d’évaluation permettent de générer des classements, et il est donc préférable que les athlètes évalués au sein d’un même contexte soient comparables. Par exemple, si un contexte évalue à la fois des jeunes de 9 ans et des adolescents de 16 ans en fonction de leurs habiletés, le classement qui en découlera n’aura aucune valeur. Un exemple de contexte d’évaluation pour un camp de sélection U10 pourrait être d’une durée d’un mois, utilisant un formulaire "X", pour évaluer l’ensemble des jeunes âgés de 8 et 9 ans. C’est également au niveau du contexte que les évaluateurs sont assignés.
- Évaluation :
Une évaluation correspond à l’action d’un évaluateur qui répond aux critères d’un formulaire concernant un athlète, dans le cadre d’un contexte d’évaluation. En général, un évaluateur produira une évaluation par athlète, mais selon les paramètres du contexte d'évaluation, il pourrait être amené à évaluer plusieurs fois le même athlète. Il n’est pas possible de réaliser une évaluation en dehors d’un contexte.
- Programmes de développement :
Un programme de développement est une structure basée sur des formulaires fournis par Retroaction, conçue pour faciliter l’évaluation et le suivi des programmes, tels que Patinage Plus & Programme Star en patinage artistique, Mini-Viking en ski, Programme Pingouins en patinage de vitesse, et bien d’autres. Ces programmes permettent de suivre les réalisations (comme les rubans ou écussons) et de partager les informations en temps réel avec les parents.
Communications
- Envoi de courriels ⭐:
La fonctionnalité "Envoyer un message" est accessible depuis plusieurs sections de l’application et offre une page dédiée à l’envoi de courriels. Vous pouvez configurer différents paramètres, comme définir l’adresse de l’expéditeur, sélectionner les destinataires, ou ajouter des pièces jointes. Les destinataires peuvent être facilement filtrés en fonction de critères spécifiques, tels que les membres d’un groupe, les entraîneurs, ou encore les gardiens. Cette flexibilité permet de cibler efficacement les communications. De plus, il est possible d’enregistrer des courriels pour des envois récurrents, ce qui simplifie leur réutilisation.
- Historique des courriels :
Accessible dans les paramètres de l’organisation, cette page permet de consulter le statut de chaque courriel envoyé par la plateforme. Les statuts possibles incluent : Envoi en cours, Livré, Ouvert ou Cliqué, et Non livré. L’historique est un outil important pour diagnostiquer les problèmes liés à l’envoi de courriels.
- Salle de discussion :
Lorsqu’un groupe (ou une équipe) est publié, des salons de discussion textuels sont automatiquement créés, et tous les usagers ayant un lien avec les membres du groupe y sont invités. Les communications peuvent être consultées à partir du portail d’association, mais la participation se fait uniquement via l’application mobile.
Gestion des contenus
- Publier :
Rendre une activité, un groupe ou un contenu visible pour les membres concernés ainsi que leur contacts.
- Rendre inactif versus supprimer :
Désactiver un contenu tout en conservant son historique ou le supprimer définitivement.
Documents et ressources
- Note :
Commentaires ou informations ajoutés au dossier d’un membre. Par défaut, une note est privée et visible uniquement par vous. Elle peut toutefois être rendue publique, permettant aux usagers ayant la permission de consulter les membres de la voir. Les notes ne sont jamais visibles pour les membres eux-mêmes ni pour leurs contacts.
- Document :
Fichier téléversé et associé à un membre, une activité, un formulaire ou global à toute l'organisation.
- Lien :
Les membres peuvent avoir des liens positifs, neutres ou négatifs entre eux. Par exemple :
- Lien positif : "Les mettre dans la même équipe, car ils sont des voisins et covoiturent."
- Lien négatif : "Éviter de les placer ensemble, car ils se sont déjà battus."
Gestion de l'équipement
- Type d'équipement :
Désigne toute pièce d’équipement pouvant être prêtée ou donnée aux membres d’une organisation. Par exemple : chandail, bouteilles, cônes, casques, ballons. Chaque type pour être configuré selon les besoin de l'organisation. Par exemple, pour un type Chandail, on peut créer les propriétés Couleur, Grandeur et Numéro.
- Modèle de prêt :
Un ensemble de plusieurs pièces d’équipement regroupées pour être gérées comme une unité.
- Distribution :
Permet de distribuer des items, de suivre les prêts et de noter leur récupération.
- Inventaire :
Une vue d’ensemble des stocks de l’organisation, incluant les quantités disponibles et les items en circulation.
- Entrepôt :
Lieu qui permet de regrouper de l'équipement. Par défaut, chaque organisation possède un entrepôt nommé Entrepôt principal. Si nécessaire, l'organisation peut créer plusieurs entrepôts pour bien distribuer ses équipements.
