Normalement la première étape, suite à la création d'une nouvelle saison, consiste à créer ou importer vos inscriptions pour créer vos membres dans Rétroaction. Prenez note que seul un administrateur de l'organisation peut le faire. Il suffit de se rendre dans la section Membres et de cliquez sur le lien Créer. Vous disposerez alors des options suivantes:
- Créer un membre : Pour créer un membre à la fois. Vous utiliserez normalement cette option seulement lorsque vous devez créer un seul membre ou très peu. Ne convient pas lorsque vous avez à créer plusieurs membres.
- Importer d'une autre saison : Si le membre que vous voulez ajouter à la saison existe déjà dans Rétroaction car il participait à une saison précédente, vous pouvez le chercher pour l'ajouter rapidement.
- Importer un Excel : Vous pouvez remplir un document Excel en respectant le format standard de Rétroaction pour importer une liste de membres. Cliquez sur cette option et vous aurez tous les détails par rapport au format à respecter. Vous pourrez aussi télécharger un modèle avec déjà les bonnes colonnes.
- Importer un Excel (sur mesure) : Si vous pouvez exporter un document Excel contenant la liste de vos inscriptions à partir d'un autre système, nous pouvons activer un importateur sur mesure pour vous permettre de lire ce document sans rien changer. C'est la solution la plus rapide et la plus utilisée. Contactez-nous pour plus de détails et pour mettre ne place un importateur sur mesure. Prenez-note que ce service est offert aux clients utilisant le forfait PREMIUM.
- Synchroniser : Pour certaines organisations, il est possible de synchroniser automatiquement les membres. En choisissant cette option, le système se connectera automatiquement à votre système de gestion des inscriptions pour aller chercher les informations de vos membres.
Si vous décidez d'utiliser l'importation d'un document Excel, vous devrez choisir le document ainsi que le mode. Voici les modes disponibles:
- Importer les membres : L'importation créera des nouveaux membres et mettra à jour l'information des membres existants.
- Importer les membres et désactiver les anciens : L'importation créera des nouveaux membres et mettra à jour l'information des membres existants. Ensuite, seront désactivés tous les membres n'étant pas dans le fichier importé si ces derniers ne sont pas déjà dans un groupe ou une équipe pour la saison sélectionnée. Prenez note qu'il est toujours possible de réactiver un membre par la suite.
- Mettre à jour les membres existants : L'importation effectuera seulement une mise à jour de l'information des membres actifs. Les autres seront ignorés.
- Importer des nouveaux membres : L'importation créera des nouveaux membres ou réactivera des membres présentement inactifs. Les membres existants actifs seront ignorés.
Une fois l'importation terminée, le système affichera un récapitulatif des opérations effectuées. Vous pourrez visualiser le nombre de nouveaux membres créés, ceux mis à jour, ceux désactivés, et bien plus encore.
Sachez que vous pouvez importer de nouveau vos données à tout moment, même si votre document contient déjà des membres présents dans Rétroaction. Si un identifiant unique ou une date de naissance est fourni, le système détectera automatiquement les correspondances et procédera à une mise à jour si nécessaire. Si le système ne peut pas confirmer l’existence d’un membre, un nouveau profil sera créé. Nous vous recommandons d’utiliser le détecteur de doublons (Membres > Plus > Détecter les doublons) pour vérifier la cohérence des données. En cas de doublons, vous pourrez facilement les fusionner.
La dernière façon de créer un membre est de passer par un groupe ou une équipe. Si l'usager a la permission de gérer son groupe ou son équipe, il pourra créer un nouveau membre.
